従業員アンケートから見えた「在宅勤務」活用のコツ

2020年04月16日

[VOICE]

 テックファームグループでは、新型コロナウイルス感染拡大防止と感染リスク最小化のため、1月27日以降在宅勤務を推奨し、4月7日からは全従業員の在宅勤務を義務化しました。在宅勤務を含めたリモートワークは以前より導入していましたが、特定業務を集中して行うためや時短勤務者の負荷を下げるためなど部分的な活用に留まっており、今回のように全従業員が分散し業務を進めることは初めての経験でした。この経験から得られた知見を、これからリモートワークを始める方や、始めたばかりで困りごとがある方のお役に立てられればと考え、従業員・チームでの工夫といった取り組みをご紹介します。

※参考 プレスリリース「新型コロナウイルス感染拡大に伴い新入社員を含むグループ全従業員の在宅勤務を義務化」(2020年4月6日発表)
https://ssl4.eir-parts.net/doc/3625/ir_material1/138229/00.pdf

 当社従業員の業務は、アプリケーション・ソフトウェア開発など各種システムやネットワークを利用する業務が主となるため、従前より勤怠や経費精算などの日常業務処理やシステム開発業務はリモート環境でもオフィスと同様に利用できる業務環境を整えていました。また、メールやスケジュール共有、チャットツール、オンライン会議システムも導入済です。
 しかしながら対面での業務が主であったため、オンライン会議の利用に慣れない従業員が多く、参加者・人数や目的に合わせたオンライン会議ツール選定の重要性に気づきました。また、システムの整備だけでは活用は難しく、個人やチームにおけるコミュニケーションの工夫が重要です。

従業員個人やチームでの工夫

 チーム運営やコミュニケーション、リフレッシュ、環境整備など、従業員個人やチーム毎に工夫して在宅勤務を行っています。さらに、工夫を共有することで同じ悩みを解決・改善し、一緒によりよい環境をつくることができます。

◆チーム運営の工夫
1)毎日の業務開始時や終了時にミーティングを行う
 ・毎日5〜15分ほど、各自の今日のタスクを詳細に報告
 ・積極的にカメラ映像を使うようにして「近くにいる感」「つながり」を意識
 ・声を出すことで体を仕事へと切替
 ・チームメンバーの健康状態を体調と気持ちの両面から確認
2)チャットツールのステータス機能や共有カレンダーを用いて、自分が何を行っているかを明示する
3)返事は早く、業務状況の共有や報告もこまめにするよう心がける
4)プロジェクトにおける課題管理を徹底し、問題があればすぐに通話し口頭で確認する
5)チーム内で決まった時間に5分程度、全員オンラインで繋いでストレッチや体操をするなどリフレッシュ時間を設ける(複数の従業員が代表して決まった時間にオンラインでエクササイズをやり、自由にリモートで参加できる取り組みも実施)
6)食事の時間は会議を避ける

◆コミュニケーションの工夫
1)簡潔に伝えるため、わかりやすい文章を心掛ける(事務的に伝わらないよう、より丁寧に、時には絵文字も使いながら伝える)
2)て・に・を・は を丁寧に使う
3)文字のチャットだけでは認識の齟齬が出やすいため、混み入った話は映像や音声を使ったオンライン会議で行う
4)通信状況でオンライン会議ができない場合に備え、電話など代替手段を準備することで待ち時間や不安を解消する
5)オンライン会議時に全員が映像をONにすることで表情から理解しやすくなる
6)映像や音声のコミュニケーションでは、見えづらいことや聞こえないことがストレスとなるため、マイクとスピーカー選びや使い方が重要になる
7)オンライン会議では話す側に参加者の反応が分かりづらいため、大きく頷くことやチャット、絵文字で反応をする
8)コアタイムを決め、その時間は音声を繋いだままにして、すぐ口頭でコミュニケーションがとれるようにしておく
9)家族やペットの声が入ったら、聞いた側は受け入れ、会話のネタとする
10)一方的に「ランチ行きます」「休憩入ります」と伝えずに、「ランチ行きますね?」「休憩入っていいですか?」と問いかけるようにする

◆リフレッシュの工夫
1)仕事前後やお昼の休憩時に散歩等をしてリフレッシュする
2)服装や身だしなみを整えて仕事へのスイッチをONにする
3)作業場所付近は片付けて、気が散らないようにする
4)会社にいる時と同じリズムを心がける(時間割をつくる)
5)業務毎に時間を決めてタイマーをかける
6)業務の合間に室内でできる軽い運動をする
7)業務の弊害にならない程度に雑談の時間を設けて会話する(チャットツール上にフリートークチャンネルを開設)
8)オンラインランチやオンライン飲み会、オンラインエクササイズを開催し、リフレッシュとコミュニケーションの機会にする

◆体調面の工夫
1)自宅の椅子だと腰が痛くなるため姿勢に気をつける(長時間座れるようクッションを購入)
2)集中しすぎると目や頭が痛くなるので、数時間ごとにモニター画面から目を離すようにする
3)移動が減りカロリー消費が少なくなる傾向にあるため、食事は軽め、間食も控えめにする

◆環境整備の工夫
1)生活する部屋と仕事の部屋を分け、家族と離れて仕事に集中する環境を整える
2)チャットツールの通知に早く気付けるように、モニターにアプリを常設する
3)いいキーボード、いいマウス、いいディスプレイを使う
4)姿勢による疲れを軽減するために、ディスプレイや椅子の高さを自身に合わせる
5)集中するためにイヤホンを活用する

 今回の在宅勤務体制への移行は感染拡大を防止するための対応でしたが、在宅勤務を含むリモートワークへの取り組みは一時的な対応には留まらず、これからの働き方や仕事に対する考え方、取り組みが大きく変わる転換点と捉えています。また社内での対応のみならず、共に仕事を行うお客様やパートナーのみなさまとの新たな関係をつくることにもなると考えており、今後もリモートワークをはじめ新しい働き方に積極的に取り組んでいきます。

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